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ECサイト運営に使える!Excel初心者のための関数活用基礎基本

こんにちは、nex8事業部の山田です。 今回は在庫管理やレポーティングに活かせるexcel初心者の方向けに基礎や基本になる関数の説明や使用例を書きたいと思います。 よく使う基本的な関数と使用例 まずは「関数」について。 関数とは、「どんな計算をさせたいか」と「どの部分にその計算を適用するか」を組み合わせたものです。 例えば指定した範囲内の数字をすべて足し合わせる関数はSUMで、A1~A10までのセルに入っている数字を足したい場合、 =SUM(A1:A10) と入力すると自動的に計算をしてくれます。 ではこれをふまえて、よく使う基本的な関数を5つ紹介します。 ① SUM関数 これは足し算の関数です。 上述の例でも触れましたが、SUM関数は指定した範囲内の合計値を計算します。 すべてのセルを+でつなげても同じですが、大変手間なので関数を使います。 図はある商品の1日ごとの売り上げ個数を記載したものです。 これらの合計個数を知りたいとき、合計値のセル(D2)に =SUM(B2:B8) と式を入れると、指定された範囲(B2~B8のセル)における合計値が計算されます。 Excelの”fx”ボタンを押すと関数が表示されるので使いたい関数を選択し、数値を出したい範囲を指定します。 また、オートSUMという機能もExcel画面上部右側にあり、関数を打ち込まなくても範囲を指定すれば自動的に足してくれる優れものです。 ② AVERAGE関数 これは平均を出すための関数です。 SUM関数と同様に”fx”ボタンからAVERAGE関数を選択し、セルの範囲指定を行います。 図はある商品の1日の売り上げ個数を記載したものです。 1日平均売上個数のセル(D2)に =AVERAGE(B2:B8) と入力すると、指定された範囲(B2~B8のセル)における平均値が計算されます。 AVERAGE関数にもオートSUMと同様の機能があり、オートSUMボタンの横のタブで選択できます。 ③ COUNT関数 これは数値の入ったセルを数えてくれる関数です。 見た目が数字でも文字として表示されているものは数えないので注意してください。 購入経験のある人には回数が振ってあるので、その数値が入っている=購入経験者であり、その数を数えることができます。 計算結果の欄(D2)に =COUNT(B2:B6) と入力すると、B2~B6のセルの中から、数値が入力されているものを数えるので、この場合3と表示されます。 つまり購入経験者は3人ということになりますね。 ④ COUNTA関数 これは数値でも文字でもセルに何か入っていれば数えてくれる関数です。 空白は数えません。 対象範囲に飛び飛びで入力されている情報などの場合、一気にその範囲内を数えてくれるので非常に有用です。 会員のリストの中でなにか購入した顧客の数を求める場合です。 B2~B6セルに購入した商品の名前が表示されていますが、表示されている=購入経験者であり、計算結果の欄(D2)に =COUNTA(B2:B6) を入力することでその数を数えることが出来ます。 この場合は2と表示されます。 ⑤ IF関数 これは指定する条件をクリアしているかどうかで出力する値を変えることが出来る関数です。 B2~B6セル(購入金額)の中で30,000円以上購入した場合に粗品を"あり"とし、指定した金額未満の場合は空欄とする場合です。 計算結果の欄(C2)に =IF(B2>=30000,"あり","") と入力すると30,000円以上購入した人の欄に「あり」と表示されます。 IFの()内は1つ目に条件を記述するので、B2に入っている数値が30000以上かどうかという式が入っています。 2つ目の欄で、条件を満たしている場合にC2に入る言葉、3つ目の欄はここでは空白になっていますが、条件を満たしていない場合に入る言葉を記述します。 この場合だと、下の3人に「あり」の表示がされるというわけです。 先ほどのCOUNTA関数と組み合わせて「粗品:あり」の数を数えれば贈答数の合計を知ることもできます。 応用的な関数と使用例 では続いて、基本編よりも少し進んだ応用編の関数をご紹介していきます。 ⑥ COUNTIF関数 これは指定した条件に合うデータの数を数えてくれる関数です。 上の図は会員の中でプラチナ会員の数を抽出した場合です。 結果の表示先であるD2セルに =COUNTIF(B2:B6,"プラチナ") と入力すると、対象としているB2~B6セルの中から「プラチナ」を抽出し数えてくれます。 この場合1と表示されます。 ⑦ SUMIF関数 これは条件をクリアできているデータのみの合計値を計算してくれます。 特定商品の注文数が一定以上の店舗を対象とし、その売上金額を合計するなどが出来ます。 この図は売上1位がTシャツの店舗のTシャツの購入額の合計を知りたい場合です。 結果を表示するF2セルには =SUMIF(B2:B6,E2,C2:C6) と入力をします。 SUMIFでは記述する箇所が3つあり、左から、範囲、検索条件、合計範囲となっています。 1つ目の欄で、条件を検索する範囲を、そして2つ目の欄で検索条件を指定します。 今回の場合、B2~B6セルの中でE2セル(Tシャツ)と合致するもの抽出しているということになります。 最後に3つ目の欄で合計値を出したい範囲の指定をしています。 まとめると、B2~B6内で「Tシャツ」と合致したもので、C2~C6セル内の合計値を計算する、ということになります。 ⑧ VLOOKUP関数 指定した範囲の左端の列から数値を見つけて、指定した範囲の別の列の同じ行の中にある数値を反映させる関数です。 これにより商品IDから商品名や在庫数を抽出することができます。 上の表を使って、商品ID111の商品名と在庫数をF2、G2に表示するやり方を具体的に見ていきましょう。 VLOOKUP関数は、入力する項目が4つあります。 1つ目は、起点となる検索値、ここでは商品IDを入力するので、A2となります。 2つ目の欄は、検索する範囲なので、A2~C6を指定し、3つ目の欄ではその範囲内で何列目の項目を指定するかを選択するので、商品名の場合は2、在庫数の場合は3を入力します。 最後に4つ目の欄は、検索条件をTRUE→近似一致、FALSE→完全一致のどちらかから選びます。 商品IDと完全一致としたいため、ここではFALSEを入力します。 以上から、商品名の結果の表示先であるF2セルには =VLOOKUP(E2,A2:C6,2,FALSE) と入力すると、表のような結果が得られます。 ⑨ ROUND関数 指定された数値を指定された桁から四捨五入することができる関数です。 1つ目の欄で、四捨五入したい数値のセルを選択し、2つ目の欄でどの桁数から四捨五入するかを入力します。 この時、2つ目の欄に1を入力すると、小数第1位を、2と入力すると小数第2位を残すように四捨五入がされ、-1と入力すると1の位で、-2と入力すると10の位で四捨五入がされます。 上の表の場合は、結果表示先のC2セルに =ROUND(B2,-3) と入力し、つまりB2の数値を100の位で四捨五入しているということになります。 C3以下も同様です。 ⑩

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